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    實驗室遠程評審準備要點解析

    放大字體  縮小字體 發布日期:2022-05-26  瀏覽次數:28
    核心提示:由于全球范圍內新冠肺炎疫情的擴散,各國為了避免人員出行帶來感染和傳播新冠病毒的可能,紛紛出臺了限制人員出行的政策。因此,
    由于全球范圍內新冠肺炎疫情的擴散,各國為了避免人員出行帶來感染和傳播新冠病毒的可能,紛紛出臺了限制人員出行的政策。因此,國內外認證認可機構陸續出臺遠程評審的指導文件和要求,評審組和實驗室借助信息和通信技術,搭建遠程評審平臺,采用遠程評審的方式達到評審效果。本文從實驗室的角度討論做好遠程評審應進行的區別于現場評審的準備工作以及如何保證評審的有效進行。

    一、成立評審會務組


    實驗室內部應組建評審會務組,根據認證認可機構和評審組的計劃做出實驗室評審策劃,對評審時間、評審順序、評審方式等內容做出詳細說明,并負責根據策劃組織實施。

     

    評審會務組應詳細閱讀評審機構發布的遠程評審指導文件和要求。通常該文件會寫明評審需要準備的信息和通信技術(簡稱ICT)。應用ICT技術來收集、存儲、檢索、處理、分析和發送信息,包括軟件和硬件,如智能手機、手持設備、筆記本電腦、臺式電腦、無人機、攝像機、可穿戴技術、人工智能等[1]。實驗室和檢驗機構應與評審組在評審正式開始前共同確認所使用的ICT技術以及ICT技術所使用的范圍,并將其列入評審計劃。 

    二、ICT技術的準備

    應用ICT技術是現場評審和遠程評審的主要區別之一,也是實現遠程評審的必備資源,ICT技術的使用直接影響了遠程評審的效率和有效性。實驗室準備的ICT技術應能保證評審工作的有效性、安全性、可靠性、流暢性、機動性。由于評審時間相對固定且集中,所以應做好與評審相關的應急處理措施,最大程度地保證評審按規定時間有效完成。

    三、實驗室的準備工作


    1.會議平臺


    實驗室應準備基本的交流、溝通平臺,借助軟件和硬件使用互聯網技術滿足評審方與實驗室間的首次會議、末次會議以及評審過程中的交流,應評估評審組所在地理位置,選擇合適的會議平臺,如互聯網會議軟件、即時通訊軟件、電話等,特別對于處在國外地區的評審專家應提前評估軟件的連通性,必要時可組織各參與方進行預評審網絡調試會。


     2.文件準備和傳輸工具


    與現場評審相同,評審專家需要抽查實驗室運行記錄和相關證明文件。不同的是,遠程評審要求實驗室在評審前或評審時將相關材料轉化為電子版,經過互聯網傳輸給評審專家進行審查。該項工作需要準備快速掃描設備,滿足掃描大量紙質文檔的需求。電子文檔應字體清晰易讀、體積大小格式易于傳輸,否則應對文檔進行批量縮小文件體積、調正、調色、去除底紋等操作。而傳輸工具可選擇會議平臺的文件傳輸功能(但一般都有限制),或者使用郵箱、FTP(或FTPS)服務器、網盤、LIMS系統等方式,選擇時應考慮評審雙方當前網絡環境,選擇及時高效、安全可控的傳輸方式。


     3.實時視頻系統 [2]


    由于評審現場往往有見證試驗的需求,要求具備機動性較高的實時視頻系統(LSV),使評審方能夠清晰地觀察到試驗現場的全貌、試驗儀器設備、儀器設備的校準標識、屏幕顯示(特別應注意屏幕的背光顯示問題)、原始記錄數據等,這是對現場評審要求最高的準備工作之一。有條件時應至少布置兩個攝像機位,一個用于拍攝整體試驗現場的全貌,另一個根據評審老師的要求拍攝具體試驗操作區域或顯示屏數據。攝像設備應最大程度地保證在移動時和靜止時畫面流暢、清晰、穩定、不變形、不模糊,雙方聲音清晰、連續、穩定、無回音、無噪音或低噪音,應特別注意開啟多臺終端時的實時視頻系統產生的回音效應。很多實驗室都會選擇智能手機作為攝像設備,但是手持手機時會出現不同程度的晃動、模糊以及因光線問題引起的圖像曝光不足,這些現象對遠程評審的效果大打折扣,因此有條件時應搭配合適的輔助設備,如手持攝像機穩定器、降噪耳機、補光燈等設備,攝像設備在布置上應盡量接近現場評審時的目視效果。


     4.網絡


     網絡是評審組和實驗室聯系、溝通、實施評審的主要媒介,若想保障評審全程的連通性應提前做好調試和冗余方案。評審時實驗室一般使用公司的網絡即可,應盡量使用技術或人為手段限制公司其他網絡終端大量占用網絡資源,為評審工作提供綠色通道。 


    為了做好冗余方案,在配置網絡時應考慮準備不同網絡線路和網絡覆蓋方式,以應對網絡堵塞導致不能達到評審效果的情況。網絡應覆蓋到評審需要的場地,滿足首末次會議、實驗室參觀、目擊試驗等不同場地的網絡需求。使用有線網絡覆蓋技術時,應提前確定網絡接口牢固可靠,網線布線方式不要對試驗場地造成影響。使用無線網絡覆蓋技術時,還應注意兩個或多個無線信號發射器的覆蓋范圍重疊時,可能出現不能自動切換到最優無線信號發射器而導致網絡信號變差的情況,應采取措施保證始終連接到信號強度最優的無線信號發射器,從而保證無線網絡連接質量。


    在評審前應統一確定最終的網絡使用方案,確定好主要網絡和備用網絡,實驗室應在評審前統一組織相關人員對這些場地的不同網絡線路、不同網絡覆蓋方式及效果做全面的連接測試。

     

    5.應急措施

     

    準備應急措施是為了在出現意外情況時,能夠快速恢復評審,盡量減少評審中斷的時間,不因意外情況導致無法按時完成評審,避免浪費評審雙方的時間。評審會務組應提前規劃,在會議平臺、文件準備和傳輸工具、文件傳輸、LSV系統、網絡等容易出現故障的幾個方面做好應急措施,保障評審過程的可靠性。


    6.會務保障


    要求配置一人或多人作為會務保障人員,有條件的可為每位評審專家配備一位會務保障人員,該人員應屬于評審會務組且經過評審協助相關的培訓,具備使用上述ICT工具以及解決突發情況的能力。不但要熟悉實驗室評審策劃的內容,能夠及時解決實驗室可能出現的導致評審中斷的問題,還要能隨時解決可能出現的連接問題,負責及時反饋給評審會務組評審情況及啟動備用措施。對于實驗室規模較大,需提供大量文件供評審專家審查的,會務組還應配備適當數量的人員專門負責準備、掃描、處理、收發文件,節省其他參加評審人員的時間。接受國外評審專家時還應配備適當數量的英文翻譯,并提前對其進行評審相關的培訓。


    7.安全性保障


    遠程評審的所有內容和文件都是通過網絡方式傳輸,根據保密性要求,應對客戶的信息進行保密,保護客戶和實驗室的機密信息。如何保證遠程評審中的實驗室信息保密,以及在電子信息傳輸過程中的信息安全,現階段是對遠程評審的一個挑戰[3]。通常可采用以下方式。


    (1)對文件進行加密,對常見office文檔、PDF文檔等可使用軟件的最新版本自帶的加密功能進行加密,對較多文件也可使用壓縮軟件進行加密后再發送,密鑰通過其他方式隨后分開發送。


    (2)對文件加水印,在文檔文件、視頻文件上加唯一性水印(如個人姓名、手機號、版權信息、用途說明等)是近年來直播教育行業常用的防盜播、防錄制、防止非法傳播的有效手段,可有效降低信息非法或意外泄露的風險。


    (3)對傳輸方式加密,不使用FTP等未加密的傳輸技術,優先選用帶加密(如SSL加密)的成熟傳輸技術,并對訪問用戶設定高強度密碼。


    (4)對會議室平臺、LSV系統、公司網絡等設定訪問密碼,授權后方可訪問使用,禁止無關人員未經授權的訪問。


    (5)對于傳輸后的文件應與評審組確認保存方式,必要時可要求評審組在評審后刪除相關文件或簽訂保密協議。


    8.監督保障


    遠程評審不可避免地會對評審組獲取信息和審核內容的客觀性產生影響,這也對實驗室的誠信提出了更多要求。實驗室應誠實地向評審組展示實驗室真實的體系運行和技術能力,不得刻意隱瞞、故意造假。實驗室和檢驗機構應及時提供評審組要求的遠程評審所需的各類材料,并確保材料的真實性。評審會務組也應有人員全程監督實驗室人員參與評審的過程。

     

    遠程評審作為一種新的評審方式已被國內和國際范圍接受和推廣,整體上節省了很多資源,但實驗室認可遠程評審在我國仍是一個新生事物,對全球的認可行業也是一個新挑戰。遠程評審是新的發展趨勢,是科技技術的發展所帶來的應用成果,特別是隨著5G技術和VR技術的發展和加速推廣應用,遠程評審技術的效果將得到進一步的提升。但是,目前遠程評審的效果還不是十分理想,特別是在評審有效性和信息安全方面還需要特別加強。若旅行政策允許,在評估感染和傳播新冠肺炎疫情的風險后,現場評審對于評審雙方仍然是最優的選擇,畢竟現場評審時評審雙方能夠更充分地溝通交流,更大程度地達到評審的目的。


    編輯:songjiajie2010

     
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