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    實驗室合同評審要點分析

    放大字體  縮小字體 發布日期:2022-05-26  瀏覽次數:58
    核心提示:合同評審是實驗室和客戶直接接觸的重要環節,既能提高顧客滿意度,又能規避實驗室風險。本文對實驗室合同評審審什么的幾個要點展
    合同評審是實驗室和客戶直接接觸的重要環節,既能提高顧客滿意度,又能規避實驗室風險。本文對實驗室合同評審“審什么”的幾個要點展開探討,對實驗室在優化合同評審和實現不斷持續改進

    所采取的具體舉措方面進行了總結并提出建議。
     

    一、法律責任的評審


    合同評審中把握法律責任是隱性的前提條件。實驗室應根據外部政策的變化引入風險為本的思維,系統性考量風險的主旨。實驗室作為提供技術服務、對社會出具公正數據結果的第三方機

    構,合同評審內容往往具有共性要求。實驗室可將有關法律責任的評審內容固定在合同中,必要時增加免責聲明或其他雙方約定的內容。


    例如,在一份較為完整的合同中,可以詳細定義合同雙方、提供的服務類型和成果;約定完成的時間,費用結算及支付;約定有關保密的內容和要求;約定合同的解釋權及不可抗力;約定

    合同的變更、爭議的解決;委托方對提供信息真實性的承諾;實驗室對公正性的承諾以及類似澄清客戶要求和允許客戶監視其相關工作表現等特殊內容,可以將這類合同與具體的業務委托

    單共同構成一份嚴謹、完整的合同。實驗室在評審時應對樣品信息、客戶信息以及一些必要信息予以充分確認。
        

    二、技術能力的評審

    技術能力評審包括人員能力評審、設備與設施評審以及環境條件等評審。常規業務的評審可相應簡化,對于一些新開展的或復雜的有特殊要求的業務需重點評審。


    當合同評審過程中出現偏離時,應注意偏離僅允許在一定的偏離范圍、一定的數量和一定的時間段等條件下發生。偏離特點是突發性的或偶發性的,此種方法是相關要求不能滿足時的特殊

    處理手段。偏離必須滿足以下條件:文件化規定允許偏離的原因、范圍和程度;經技術分析和判斷;獲得上級授權或批準且被客戶接受[3]。如果需要長久偏離,可以修訂方法(包括標準

    方法和非標準方法)。


    常見的偏離包括以下幾方面。 


    (1)方法的偏離。如檢測/校準項目內容有一定的偏離,包括重復試驗的次數、試驗載荷、被試樣品數量等。 


    (2)設備溯源周期的偏離。如實際工作中,因為遇到緊急任務等超負荷進行檢測/校準服務,使用了超過檢定周期的測量設備。


    (3)設備的偏離。如在檢測/校準過程中,遇到設備允許誤差超差原因降級使用。 


    (4)環境的偏離。如客戶要求進行現場試驗,但現場環境條件已偏離規范、標準中規定的環境條件。 


    (5)合同的偏離。比如合同評審人員僅從外觀、名稱上很難對多功能多參數設備做到評審全面,如自動煙塵(氣)測試儀,部分客戶不能確定該設備是否配備煙氣分析儀傳感器,合同評審現場很難

    實現開機確認功能,那么通常與客戶商定按多參數設備在實驗室流轉,待實驗人員進一步確認后更改合同。


    總之,對客戶要求的偏離應謹慎、仔細審核,不能影響實驗室的誠信和結果的有效性。滿足偏離的條件,方可實施偏離,但檢定和監督檢驗等工作不允許偏離。


     

     

    在技術能力評審中,還需要進行方法改進。方法改進通過技術活動使實驗方法更有效,應由相關技術人員經過技術驗證并獲得書面批準后實施,即方法確認。方法改進應在合同評審時與客戶進行充分溝通并確認。

    三、使用外部供應商的評審

    在某些情況下,實驗室可能會使用“從外部獲得的實驗室活動”[4],例如耐久性試驗等一些特殊類型的試驗。合同評審人員應在合同評審階段明確告知客戶,并獲得客戶的同意。


    四、判定規則的評審


    在合同評審階段,實驗室應在合同中對判定規則予以明確。當客戶要求出具的報告或證書中包含對標準或規范的符合性聲明(如合格或不合格)時,實驗室應有相應的決定規則[5]。若標

    準或規范未包含判定規則內容,實驗室應對判定規則進行合理選擇,與客戶充分溝通,并取得客戶的同意。


    合同評審是實驗室和客戶直接接觸的重要環節。專業的合同評審過程不僅能給客戶留下實驗室嚴謹高效、優質服務的第一印象,給客戶帶來良好的體驗感,從而提高顧客的滿意度;同時規

    避實驗室風險;更是樹立實驗室優質品牌形象的重要程序。筆者發現實驗室在致力合同評審工作持續改進的過程中做了很多高效的調整和嘗試。歸納后有如下體會和建議。 


    (1)人員素養培養。業務受理人員能力主要包含兩方面:一是溝通表達能力,他們應善于表達,有效傾聽;二是專業技術能力,由于檢測校準機構專業覆蓋面廣,專業技術和判斷能力對

    業務受理人員確實是不小的挑戰。建議技術機構應對業務受理人員進行持續的專業培訓,立體化構筑合同評審人員隊伍。 


    (2)充分運用科技手段。優化業務軟件,將實驗設備及狀態、收費、時效、資質能力嵌入業務軟件中聯動,能避免人為疏忽及更改,既提高效率又有效規避風險。 


    (3)保存完整的評審資料。建議將合同評審過程中的關鍵節點用圖片、影像記錄,作為合同評審的部分證據,有利于建立合同雙方的備忘。

    總結

    綜上所述,合同評審是為了保證客戶提出的質量要求和其他要求明晰、合理,同時也是為了實驗室多部門、多專業配合確認能力和資源是否足以履行合同,是保證客戶和實驗室雙方利益的

    一個重要手段。對于實驗室而言,合同是檢測任務的起點,是質量體系要素的開端,做好合同評審對實驗室權益保證、誠信體系的建立具有重要意義。

    編輯:songjiajie2010

     
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