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    飛行檢查中現場應對及應知應會內容,質量人一定要看

    放大字體  縮小字體 發布日期:2022-04-14  來源:食品質量管理公眾號  作者:網絡  瀏覽次數:206
    核心提示:飛行檢查中現場應對及應知應會內容,質量人一定要看
       本文從GMP飛行檢查重點企業類型、飛行檢查五大特點、飛檢的范圍、飛行檢查類型和如何應對飛檢等幾個方面來詳細剖析面對國家級飛檢以及應對策略。
     
      一、GMP飛行檢查重點企業類型
     
      藥監局產品抽檢不合格的企業
     
      被發放告誡信的企業
     
      注冊現場檢查或GMP認證檢查發現缺陷較多的企業
     
      國外檢查機構檢查發現較嚴重缺陷的企業
     
      二、飛行檢查五大特點
     
      特點一:行動的隱密性。
     
      飛行檢查安排即使在組織實施部門內也是相對隱密的,只有該項工作的主管領導和具體負責的同志掌握情況。企業所在地藥品監督管理部門也是在最后時限才得到通知,企業更不可能得到通知。原來以為的當地保護,現在可不能有這樣的想法了,企業是藥品質量的主體。
     
      特點二:檢查的突然性。
     
      由于飛行檢查的隱密性,所以,被檢查企業事先不可能做任何準備工作,檢查組現場所看到的就是企業日常生產管理的真實狀況。
     
      特點三:接待的絕緣性。
     
      飛行檢查組要做到不吃企業飯、不住企業店、不用企業車,費用全部由藥品認證管理中心支付。
     
      特點四:現場的靈活性。
     
      藥品認證管理中心制定檢查預案,主要確定現場檢查重點。檢查組現場檢查的具體時間及步驟由檢查組根據檢查需要確定,確保檢查質量。
     
      特點五:記錄的即時性。
     
      檢查員要在現場檢查過程中即時填寫飛行檢查工作記錄。進入每一工作現場,均要根據具體情況填寫好檢查內容、接觸人員、情況記錄等項內容。
     
      三、飛檢的范圍
     
      1、檢查的范圍包括:醫療器械研制、生產、經營和使用的全過程。
     
      2、檢查的對象包括:
     
      1)投訴舉報或者其他來源的線索表明可能存在質量安全風險的(對于高風險程度產品,必將成為檢查的重點);
     
      2)檢驗發現存在質量安全風險的(如:省級以上單位的監督抽查);
     
      3)醫療器械不良事件監測提示可能存在質量安全風險的;
     
      4)對申報資料真實性有疑問的(如:注冊申報、生產許可等);
     
      5)涉嫌嚴重違反質量管理規范要求的(違反質量管理規范被監管單位發現的);
     
      6)企業有嚴重不守信記錄的(部分省市已建立了誠信檔案,有不良記錄的,將是飛檢的重點);
     
      7)其他需要開展飛行檢查的情形。
     
      四、飛行檢查類型
     
      1、檢查人員組成:通常由2名以上檢查人員組成,檢查組實行組長負責制,并由當地食品藥品監督管理部門派出相關領域專家參加檢查工作;
     
      2、檢查形式:突擊檢查、受檢單位及檢查內容及時間保密、檢查進展保密、**證據迅速、直接;
     
      3、檢查方式:企業相關場所無條件向檢查組開放,核對企業現場實物,確認產品質量,直接現場調查取證并記錄、必要時抽樣送檢驗部門;對存在疑問或異常的貨物進行封存;
     
      五、如何應對飛檢
     
      從以往飛檢當中暴露出的嚴重問題點,主要體現在8個方面:
     
      1、人員培訓不到位:未對關鍵及特殊崗位進行相應的培訓;
     
      2、生產管理不到位:未制定受控的關鍵和特殊過程的作業指導書;未對關鍵和特殊過程的重要參數進行驗證或確認。
     
      3、質量控制不到位:檢驗方法及判定規則不明確、出廠檢驗未按要求進行、現場未做檢驗標識;
     
      4、未對質量管理體系的運行進行評價和審核:未按要求進行內審、定期召開管理評審;
     
      5、廠房設施不滿足生產條件不符合要求:倉庫貯存條件及設施不符合,生產工藝不完善,生產條件不符合要求;
     
      6、設計開發管理不到位:未建立全套完整的設計開發文檔,保持設計更改記錄;
     
      7、質量體系文件管控不到位:檢驗規程與產品技術要求規定不一致、未制訂放行程序、未按檢驗方法檢驗;
     
      8、不合格品控制不到位:不合格品未按要求進行標識、記錄、隔離、評審;
     
      作為械企,應及時關注飛檢檢查情況,從它人身上反思自已,不斷改進。
     
      (一)熟知現場檢查細則
     
      因每個企業產品不同,現場檢查標準也不同。但對于GMP生產現場檢查有如下六個重點:
     
      第一:查看現場實物,調查取證并檢查實物質量狀況
     
      根據雙方確定的路線和步驟,首先去倉庫、車間現場調查取證,查看倉庫主要藥材(飲片)供應商名稱、庫存實物數量、批號、質量情況(重點是真偽、有無摻假)、入庫驗收記錄及企業質量部取樣證明資料、檢驗合格報告及車間生產產品名稱、所用物料的名稱、批號;
     
      第二:檢查核對主要供應商的檔案資料、資質:
     
      確認供應商是否合格,供應范圍和現場實物記錄是否一致,尤其是一些進口藥材應有進口批件及口岸所檢驗報告復印件(加蓋供貨單位質量章);
     
      第三:檢查物料平衡
     
      依據采購入庫驗收記錄、庫存貨位卡、檢查階段性前處理及提取、制劑生產記錄,核查主要藥材(飲片)入庫驗收記錄的入庫時間、批號、數量,并與生產記錄、庫存實物、庫存貨位卡、分類賬核對,進行投入、產出物料平衡核對和分析,核對藥材(飲片)貨位卡進出記錄數量、時間與前處理及提取記錄、出入庫票據的一致性,重點核對中藥材(飲片)飲片前處理及提取生產的中間體及制劑所生產的成品的物料平衡是否符合規定(依據產品質量標準和產品工藝規程,據有關消息,現在有飛行檢查依據注冊工藝核對工藝的符合性);
     
      第四:檢查核對取樣留樣和全檢情況
     
      入庫驗收記錄和貨位卡資料,檢查質量部取樣記錄、檢查核對每批藥材(飲片)留樣記錄及留樣實物,檢查核對檢驗原始記錄、檢驗報告,對高效液相、原子吸收、氣相色譜等圖譜打開電腦核對檢,尤其是從入庫驗收時間、取樣時間、檢驗時間、出報告時間、設備儀器使用記錄中對應的時間來進行真實性和完整性;
     
      針對關鍵藥材(飲片)采購入庫次數和批號,核對關鍵對照品的購進、使用記錄,以確認檢驗次數與對照品采購量、使用量的平衡。
     
      第五:抽查成品留樣及檢查核對銷售記錄
     
      依據成品庫存貨位卡記錄及批生產原始記錄,隨機抽查核對質量部成品成品留樣取樣記錄和留樣實物,并依據生產原始記錄中成品入庫數量核對銷售記錄、查看銷售發票;
     
      第六:核原輔料購進發票,并與入庫驗收記錄、生產使用記錄核對購進日期、購進數量、核查物料平衡情況。
     
      現在檢查都會查到發票,所以發票數量、采購合同、質量檢驗、入庫數量、購進時間都要對應一致。如有不一致,還可能會進行追溯性對上游企業進行核查。
     
      其實說重點也好,只是其中的一方面而已,相信每次根據檢查針對性的不同,肯定還有其他方面的重點內容,希望大家進行完善,補充。由于飛行檢查與以往 GMP 。跟蹤檢查從形式上到實質上都發生了變化,而且在國家局關于飛行檢查的相關文件中也對飛行檢查進行了說明,其突出的特點有五方面。
     
      (二)構建符合GMP要求的體系
     
      1、CMP核查的重點在于企業是否有建立相應的GMP體系,日常經營管理是否有按GMP體系執行,建立一套符合要求的GMP體系,并持續運行,顯得尤為重要;
     
      2、新的GMP較之前的法規,在諸多方面發生了變化。作為已成立較久的企業,原GMP要求建立的體系,在相當一部分條款上都無法滿足最新GMP的要求,企業應對整個體系文件進行梳理確認,結合自身產品特點,來識別GMP條款的適用性,補充及優化現有體系(可能會涉及到從人員、廠房設施、生產工藝、檢驗條件等方面的重新調整)。新的GMP將于2018年01月01日全面實施,離全面執行時間已不足兩年的過渡期。如仍按GMP要求執行企業,應及時做好準備;
     
      3、對于產品涉及到強制性標準的情況,必須按強制性標準以及經注冊或者備案的產品技術要求制定產品的檢驗規程,且不能隨意更改,確保出廠檢驗項目符合要求;
     
      4、依據GMP及質量體系文件建立相應的批記錄(包括:設計研發、批生產記錄、批檢驗記錄、采購、倉庫、批銷售記錄、人員培訓、管內審、文件管控等)。
     
      (三)定期展開GMP自查
     
      1、此前國家總局發布了《關于發布醫療器械生產企業質量管理體系年度自查報告編寫指南的通告》(2016年第76號),對生產企業質量管理體系年度自查報告做出了規定;可見質量體系自查的重要性,這不僅對外形式的上報自查,更應該在平時展開內部的檢查,及時發現問題并改進,不要敷衍及回避任何的問題,只有對自己負責,這樣才能應對任何時候、任何情況下的外部檢查;
     
      2、自查前,首先要清楚GMP驗收標準:現行的GMP較之前的法規,刪除了驗收評判標準,刪除了通過檢查,允許產生的一定數量一般不符合項的情形。目前藥監管單位的現場驗收報告為《現場檢查缺陷表》,這就意味著現場檢查主要是查問題點的,最后所有不符合項必須全部整改合格,并經藥監部門復查確認后,方可通過。對于關鍵項*也是現場檢查中的高壓線,千萬不能觸碰,一條就致命,輕則限期整改,重則撤銷相關資格認證認定證書、半年內不受理材料申報或行政罰款等處罰措施;
     
      3、如產品屬于高風險產品或國家總局、省局發布的重點監控目錄內的產品,每一款節都應嚴格控制;
     
      4、定期組織各相關部門及人員對照相應的GMP條款逐一進行自查及整改,不要遺漏任何條款,正確識別合理不適用的條款;特別是當中關鍵項*的部分,必須高度重視。作為新開辦的企業,如產品還未銷售,涉及到條款中銷售的內容一般是空白的,對于此條款只是確認文件的符合性;作為已獲證企業,應按條款的要求建立全套的批質量記錄;
     
      5、自查有可按照一條線路及方式進行自查,如:從銷售訂單追查到原材料的采購,確認中間每一過程的相關批記錄的完整性(包括:銷售批記錄、倉庫出入庫管理、生產批記錄、檢驗批記錄、采購記錄等);
     
      6、在新規下,國家總局特別強調產品追溯體系,這也是現行核查線索的主動脈,企業應在建立體系時及批記錄時,必須確認追溯流程是否完整。
     
      (四)自查關鍵點
     
      一、現場決不允許出現的問題
     
      1、各種現場存放的物料,出現帳、卡、物不符或沒有標簽或沒有定置定位;
     
      2、現場演示無法操作或操作不合規、不能說清如何工作;
     
      3、現場(包括垃圾桶、垃圾站)存在廢舊文件(受控或非受控),或有撕毀記錄,隨意涂改以及提前或明顯滯后填寫現象;
     
      4、專家面前推卸責任、爭辯、訓斥下屬或有阻撓、干擾檢查工作的現象;
     
      5、環境溫濕度、壓差、潔凈區密封等方面存在問題;
     
      6、穿著潔凈服行走在不同潔凈級別區域之內;
     
      7、現場設備設施表面存在明顯的銹跡、油污或粉塵……
     
      8、車間、倉庫存在嚙齒類動物尸體、糞便或其他活動痕跡。
     
      二、各部門車間指定負責回答問題的人員素質要求
     
      1、有能力可勝任;
     
      2、沉穩自信;
     
      3、放心可靠、能信任的(以防故意搗亂);
     
      4、有經驗及專業有知識;
     
      5、不該說的別亂說,以免節外生枝。
     
      三、各部門必須注意的問題
     
      (一)設備設施方面必須避免出現的問題
     
      1、不合理安裝(設計缺陷,可能引起操作不便及清潔不徹底情形,繼而懷疑驗證確認的合理性);
     
      2、管道連接不正確(存在交叉或較多盲端以及流通不暢、傾斜角度不對等);
     
      3、缺乏清潔(設備內表面有殘留,清洗SOP的有效性);
     
      4、缺乏維護(現場存在跑冒滴漏的痕跡或正在進行);
     
      5、沒有使用或運行記錄;
     
      6、使用不合適的稱量設備或檢測設備;
     
      7、設備、管道無標志,未清楚地顯示內容物名稱和流向;
     
      8、有故障和閑置不用的設備未移走或標識不清楚。
     
      9、壓差表不回零或指示不準確。
     
      (二)生產現場檢查時避免出現的問題或關注點
     
      1、人流、物流、墻壁、地面、交叉污染;
     
      2、每個區域,每次只能生產一個產品,或者必須沒有混淆、交叉污染的危險;
     
      3、同一批物料或不同批號是否放在一起,相關管理措施;
     
      3、在開始生產之前,對生產區和設備的衛生進行檢查;
     
      4、產品和物料要有防止微生物和其它污染源污染的措施;
     
      5、進入生產區人數受控、部分使用物品受控,偏差受控制,中間過程受控制;
     
      6、計算產量和收率,不一致的地方則要調查并解釋;
     
      7、簽字確認關鍵步驟;
     
      8、包裝物或設備進入生產區之前,清除其上不適當的標簽;
     
      9、環境檢測;
     
      10、避免交叉污染,定期有效的檢查,SOP及相關記錄;
     
      11、避免灰塵產生和傳播,通風或凈化措施的處理;
     
      12、生產前要經過批準(有生產指令);
     
      13、中間產品和待包裝品:儲存條件符合,標識和標簽齊全;
     
      14、重加工的SOP,執行情況;
     
      15、在生產區域內不得有:吃東西、喝水、吃零食、抽煙或存有食物、飲料,私人藥品等私人物品;
     
      16、操作者不得裸手直接接觸原料、中間產品和未包裝的成品;
     
      17、GMP檢查員的潔凈服按男女備足合體;
     
      18、操作工熟悉本崗位操作、清潔SOP;
     
      19、設備在清潔、干燥的環境中進行儲藏;
     
      20、完整的清潔記錄,顯示上一批產品;
     
      21、記錄填寫清晰符合規范,復核人簽字,沒有涂改,用墨水或其它不能擦掉的筆填寫;
     
      22、記錄及時和操作同步,按及時、準確、清晰、完整八字方針執行;
     
      23、記錄錯誤修改:原來的字跡留存,修改者簽名和修改日期,注明修改的原因,不得涂改;
     
      24、包裝區域員工熟悉作廢的印刷包材的銷毀SOP,而且有記錄;
     
      25、包裝線很好地分開,或用物理柵欄隔離,防止混淆,外包區與潔凈緩沖區進行很好管理,防止操作及人員的交叉;
     
      26、在包裝場所或包裝線上掛上包裝的品名和批號;
     
      27、對進入包裝部門的物料要核對,品名,與包裝指令一致;
     
      28、打印(如批號和有效期)操作要復核并記錄;
     
      29、手工包裝要加強警惕,防止不經意的混淆,防止頭發及其他隨身物品脫落至包裝袋中。
     
      30、關鍵設備確認狀態的標簽,如無菌注射劑的燈檢機
     
      (三)化驗室現場檢查時的關注點
     
      1、清潔:地板、墻、天花板,集塵、通風,光照,管道,記錄、記錄本等現場整潔有序;
     
      2、文件和記錄:取樣和留樣SOP及樣品和記錄的保存,穩定性試驗,與質量有關的投訴的調查,所有物料和產品的檢驗,檢驗的管理,質量標準,相關GMP文件,記錄本,檢驗結果,檢驗報告單,標簽,趨勢分析,歸檔;
     
      3、試劑、滴定液、毒品和危險品、標準品配制、標簽、記錄、存放等;
     
      4、玻璃器皿:安全使用(裂紋、碎裂、打破、未校者不得出現在現場);
     
      5、儀器校準:周期、相關記錄、合格證等;
     
      6、PH計:操作、清潔、校準等SOP,緩沖液配制,標簽,記錄;
     
      7、天平:防震,校正、維護;
     
      8、分析方法驗證(藥典或非藥典);
     
      9、穩定性實驗(加速、長期);
     
      10、微生物實驗室(無菌、微生物限度、陽性檢查);
     
      11、各操作室或操作臺潔凈度檢測結果、記錄等。
     
      12、工作站數據需要展示的內容,提前演練和預案。
     
      13、各類實驗數據的完整性(是否存在規程描述的編號、刪除、修改、保存、備份及驗證的不當管理及處置)
     
      14、液相、氣相等工作站或CDS的電腦在不使用時需要鎖屏,可以設置自動鎖屏。
     
      (四)質量管理部現場檢查時的關注點
     
      1、產品年度回顧及時完整、總結具有條理性,對不良趨勢進行論述;
     
      2、審計:GMP自檢,對供應商的審計和藥政部門按規定檢查的資料及整改報告;
     
      2、變更控制;
     
      3、投訴:包括產品質量投訴、藥品不良反應報告和疑似虛假藥品的投訴;
     
      4、偏差管理;
     
      5、產品放行;
     
      6、返工、再加工管理;
     
      7、SOP 管理;
     
      8、各級人員資質、培訓。
     
      (五)各部門辦公區域場所
     
      1、嚴禁雜亂的記錄、文件散放于桌面;
     
      2、非受控及其他不可出示記錄或文件需清理,受控文件需為現行版并有目錄,經整理后可存放至文件夾歸檔;
     
      3、已開啟的電腦桌面需進行清理,部分文件可備份至U盤后清除;
     
      4、整理個人電腦桌面的私人郵箱或工作郵箱,不得呈開啟狀態,需加密后關閉;
     
      5、辦公抽屜盡量減少或不存放與工作無關的私人物品。
     
      6、保持辦公墻面整潔,僅可懸掛日歷等與工作無直接關聯的物品。
     
      四、現場檢查時必須做到
     
      (一)文件和記錄方面(即如何向審計官提供文件)
     
      1、僅提供檢查員要看的文件資料;
     
      2、所有遞交給檢查人員的文件,事先一定要盡可能經部門負責人快速檢查一遍(以免有紙條夾帶或其他錯誤如漏簽名等現象);
     
      3、慎重回答檢查員對原始數據和各種記錄所提出的問題(以免使檢查員產生有“造假”的錯覺)。
     
      (二)人員方面:
     
      1、在GMP檢查人員到來之前,所有相關人員必須提前就位;
     
      2、由公司指定人員負責會議安排和迎接檢查員;
     
      3、由公司指定領導向檢查員介紹所有相關人員;
     
      4、由公司指定人員陪伴檢查員進行現場,要保持陪同人員最少,以免出現有阻礙檢查錯覺。
     
      5、GMP認證檢查期間,各部門負責人必須將檢查過的內容、檢查員質疑的問題、檢查時被發現的指出的問題于當天下班前匯總到質量部簡短總結,并提醒到各部門接下來需注意;
     
      6、檢查過程需有一名經驗豐富的領導人員,統籌指揮、盡可能靈活引導現場檢查,做出預測決策,揚長避短。
     
      五、檢查員提問問題時必須注意
     
      1、未在SOP中規定而進行操作和管理的內容,盡量不要和檢查員交談;
     
      2、問啥答啥,禁止臨時發揮,不要展開或演繹解釋過多問題(檢查人員大多時候會在不同的地點、時間,向不同的人員提出同樣的問題。如果答案是不一致的,他們會產生疑問,為什么會這樣?)
     
      3、 對檢查員提問進行回答時
     
      (1)不能拒絕;
     
      (2)直接回答,不能含糊不清;
     
      (3)絕不能出現相互矛盾的回答;
     
      (4)確實不會回答時,坦誠承認并提出讓更了解的人回答;
     
      (5)在回答問題時特別注意:要自信地回答問題,確保你的回答是準確的,如果你不知道,可放棄回答并提出讓更了解的人回答;如果問題的回答需要從專家的角度回答,請專家回答;
     
      如果你承諾了一個問題,一定要完成它,切記不要說謊。
     
      (6)回答問題時避免出現的話語
     
      ①我想這可能是…
     
      這意味著你不知道不了解,如果是你負責人,這是不可以接受的---你應該知道;不要試圖欺騙,不要說你不知這一狀況;停止你的錯誤,讓適合的人員提供正確的回答。
     
      ② 是的,通常是…
     
      立即會引起檢查人員問不正常情況;應該避免,除非你有文件,驗證等支持不正常的情況;切記-回答僅回答被問的問題,不要試圖猜測檢查人員的下一個問題。
     
      ③那不是我的問題…
     
      引出一個非常負面的反應,不要把你責任范圍應負責的問題推給其它部門,一定會引發調查就這一問題所相關的所有方面的問題,意味著部門間的不和諧,檢查人員一定會從假想的這里一定有相關的問題而開始調查。
     
      ④ 那太貴了…
     
      所有負面的回應,都是不可接受的;提出可供選擇的方案,當檢查人員認為那是必需采取的措施,價格是不可接受的原因,通常會說明SOP沒有被很好的執行;對變更對產品質量的影響,沒有可靠的保證,這樣馬上就顯示出變更缺乏控制管理。
     
      ⑤說實話 …
     
      給了一個印象,以上的回答都不是實情,成功的檢查是建立在誠信的基礎上的,不要讓粗心和無意漸漸地毀了誠信。
     
      ⑥我們一直就是這樣…
     
      首先表明你沒有改正的意向;看起來是不想聽取檢查員的意見;你的知識水平太差了,欠缺培訓。
     
      六、GMP認證檢查中各部門須遵守的“十要”和“十不要”
     
      (一)十要
     
      1、要將你所提供的回應,全部整理歸納;
     
      2、要做你或部門需作的事,講你或部門所需講的;
     
      3、要確保所提供的資料或數據,在出示之前已被審核確認過;
     
      4、要及時地給出正確的資料或信息;
     
      5、要確保你及部門的區域干凈整潔;
     
      6、要及時解決和處理細小的問題,在檢查員知道之前;
     
      7、如果你沒聽懂所問的問題,首先要弄清楚問題再回答;
     
      8、僅就問題而答,只要拿所需資料;
     
      9、要非常熟悉你的現場和檔案資料;
     
      10. 要快速提供關鍵的文件檔案。
     
      (二)十不要
     
      1、不要猜測。如果你不是最適合的人選,你就不要回答;
     
      2、不要胡聊。確保你的回答簡明而正確;
     
      3、不要被檢查人員干擾,保持平靜和有序的心態完成;
     
      4、不要顯得沒有信心,吞吞吐吐;
     
      5、不要說謊或回避;
     
      6、不要給出不可能獲得支持的承諾;
     
      7、不要首先申辯而后回應;
     
      8、不要提供虛假的數據或信息;
     
      9、不要違反SOP, 同時也不許檢查人員違反;
     
      10、不要提供與本次認證無關的同類資料給檢查人員。
     
      伴隨客戶及官方對GMP藥企現場審計趨于常態,藥企必須通過提高軟件及硬件管理水平予以平常心適應對待。在盡量減少或不影響或生產運行的情況下,強化并細化現場管理,因為絕大部分問題都是從現場引發的。首先從提高人員執行力做起,制定各類問題的整改目標方案,每個明確的目標均要保障有強力的PDCA循環,如此不斷改善提高并形成良好循環。
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